施工企業(yè)檔案管理之我見(jiàn)

    隨著公路建設(shè)事業(yè)的迅猛發(fā)展，工程檔案資料的管理工作也越來(lái)越引起各級(jí)各部門的重視，加強(qiáng)公路工程檔案資料的管理，提高工程檔案資料的整體水平，確保工程建設(shè)質(zhì)量的全面提高，不僅是當(dāng)務(wù)之急，而且勢(shì)在必行。作為檔案管理人員，本人就施工企業(yè)的檔案工作提出以下幾點(diǎn)建議。

一、建立健全檔案管理規(guī)章制度，加強(qiáng)指導(dǎo)監(jiān)督。

    工程檔案管理正逐步社會(huì)化、市場(chǎng)化、信息化，積極宣傳《檔案法》，正確認(rèn)識(shí)工程檔案的重要性是提高工程管理和檔案管理水平的關(guān)鍵和保證。針對(duì)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作中存在的一些問(wèn)題，可按照交通部頒發(fā)的《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》以及《中華人民共和國(guó)檔案法》等有關(guān)檔案規(guī)章制度，制定出適合本單位實(shí)際的檔案管理規(guī)章制度，做到有章可循，有章必循。在工程建設(shè)過(guò)程中，可以請(qǐng)檔案部門專業(yè)人員到項(xiàng)目部，對(duì)工程資料的檔案管理進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)和監(jiān)督，有助于保持檔案的完整性。

二、提高全員檔案意識(shí)，爭(zhēng)取各部門配合。

    施工企業(yè)一般由項(xiàng)目部負(fù)責(zé)工程施工任務(wù)，人員流動(dòng)性大，一個(gè)工程項(xiàng)目竣工，項(xiàng)目部就撤消，人員就解散。這無(wú)疑給全面完整地收集整理項(xiàng)目施工資料帶來(lái)了極大的影響。要確保檔案的質(zhì)量和完整，項(xiàng)目部必須要提高全員檔案意識(shí)，爭(zhēng)取各部門密切配合，才能使得工程檔案形成與管理規(guī)范化。企業(yè)檔案管理人員要定期或不定期地到項(xiàng)目部檢查指導(dǎo)項(xiàng)目的檔案管理工作。

三、施工資料管理落實(shí)到人。

    施工企業(yè)承建的工程，從開(kāi)工至竣工，這期間所產(chǎn)生的文件資料，都必須由專人負(fù)責(zé)收集和整理歸檔，項(xiàng)目部還要安排相關(guān)負(fù)責(zé)人具體分管。例如工程征地拆遷文件、招投標(biāo)文件及承包合同、工程設(shè)計(jì)文件、施工文件、竣工文件等都要由專人將其分門別類進(jìn)行精細(xì)化管理，才能有效防止這些材料在形成過(guò)程中錯(cuò)、漏、缺現(xiàn)象的出現(xiàn)，才能使文件資料的收集整理工作有條不紊。

四、電子文件與紙質(zhì)文件并存。

    電子文件具有生命周期長(zhǎng)的特點(diǎn)適于保存，但它因?yàn)樵诓僮魃陷^復(fù)雜，因而很難保證其真實(shí)性和完整性，所有項(xiàng)目部在竣工資料打印之前就形成的電子文件，應(yīng)同紙質(zhì)文件一同存檔，這樣既能保證其完整性、真實(shí)性，又能快捷地提供利用。（辦公室  江慧娟）